ALFRESCO CASE STUDY: SBS

ALFRESCO IM EINSATZ BEI DER SBS: EIN PRODUKTIONSARCHIV DER NEUESTEN GENERATION; BEDIENBAR FÜR BLINDE UND SEHENDE

Die SBS wurde 1903 von Dr. h.c. Theodor Staub unter dem Namen “Schweizerische Blinden-Leihbibliothek” gegründet. Die Schweizerische Bibliothek für Blinde, Seh- und Lesebehinderte beschafft und produziert Hörbücher, Blindenschrift-, eBooks und Grossdruckbücher, Musikalien und tastbare Spiele und stellt sie den Nutzerinnen und Nutzern zur Verfügung. Die SBS ist im deutschsprachigen Raum die einzige Institution, die auf Bibliotheks- und Produktionsseite die gesamte Palette der Blindenmedien pflegt. Es ist keine Bibliothek im herkömmlichen Sinn, denn der Leihverkehr der Bücher in Blindenschrift, Grossdruck oder als Hörbuch wird ausschliesslich auf dem Postweg abgewickelt.

Viele Bücher und Texte produziert die SBS im eigenen Verlag. Das Angebot reicht vom Roman bis zum Sachbuch, vom tastbaren Bilderbuch bis zum Jugendkrimi, vom Kartenspiel bis zu Musiknoten, von der Zeitschrift über Abstimmungsunterlagen bis zum Lehrmittel. Über 40’000 Titel sind zur Zeit im Leihkatalog verfügbar. Die SBS hat sich zum Ziel gesetzt, die Bestände der Bibliothek dahin gehend zu pflegen und zu erweitern, dass sie das Angebot öffentlicher Bibliotheken und Buchhandlungen widerspiegeln.

KONSOLIDIERUNG VERSCHIEDENER ARCHIVE IN EIN EINHEITLICHES REPOSITORY

Während 25 Jahren haben sich bei der SBS verschiedene elektronische Datenablagen angesammelt. Bei Projektstart waren es mehr als zehn Archive mit unterschiedlichsten Strukturen und Referenzdateien für Bücher mit Blindenschrift, Grossdruck, Hörbücher und eBooks. Für die Reproduktion dieser Produkte sind verschiedene Dateien und Metadaten erforderlich. Die fehlende Referenzierung zwischen ABACUS (Produktstamm) und den verschiedenen Datenablagen führte oft dazu, dass die notwendigen Dateien in Handarbeit mühsam gesucht werden mussten, bis die Reproduktion gestartet werden konnte. Mitte 2009 wurde an der SBS entschieden, ein professionelles Dokumentenmanagementsystem einzuführen, welches den Aufwand für die Auftragsabwicklung auf ein Minimum reduzieren soll, das Problem der Versionierung löst, und die unterschiedlichen Archive in ein einheitliches Repository zusammen bringt.

ALFRESCO — MÄCHTIG IM FUNKTIONSUMFANG UND FLEXIBEL MIT DEN ANPASSUNGSMÖGLICHKEITEN

Verschiedene Enterprise Content Management Systeme wurden unter die Lupe genommen, von welchen Alfresco die meisten Anforderungen out-of-the-box abdecken konnte.

OBJECT implementierte das neue Produktionsarchiv (MVL) und das grundlegende Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Alfresco. Im Rahmen dieses Projektes wurden folgende Komponenten erstellt:

• Eine Schnittstelle zu ABACUS (Produktstamm)
• Ein web-basiertes Benutzerinterface (für Blinde und Sehende)
• Verschiedene Workflows zur einfachen Ablage von Neuproduktionen und Überarbeitung von Produkten
• Ein Migrations-Framework um sehr unstrukturierte Daten und Metadaten zu gliedern.

Die historisch gewachsenen Archive waren die Knacknuss in diesem Projekt. Unterschiedlichste Formen von Ordnerhierarchien und verschiedenste Text- und Excel-Dateien mit Metadaten machten die Vereinheitlichung extrem schwierig. Um das Problem zu lösen wurde ein eigenes Migrations-Framework geschrieben. Eine weitere Herausforderung war es, ein Alfresco Interface für JAWS (Job Access With Speach) zu erstellen, damit Alfresco auch von Blinden und Sehbehinderten genutzt werden kann.

OBJECT HAT DAS GESAMTE ECM-KONZEPT MODELLIERT, ALLE ERFORDERLICHEN DOKUMENTENTYPEN, INKLUSIVE TRANSFORMATIONSSKRIPTEN, IMPLEMENTIERT UND EIN DURCHDACHTES SICHERHEITSKONZEPT MIT BACKUP UND RECOVERY EINGEFÜHRT

Mehr als 150’000 Dateien mit einem Datenvolumen von über 120 GB hält das Produktionsarchiv der SBS zur Zeit. Was früher mühsam von “Hand” zusammen gesucht werden musste, um ein Produkt zu produzieren, ist heute mit wenigen Mausklicks möglich: Dank implementierter Workflows lassen sich heute z.B. Bücher mit BrailleSchrift, einfacher reproduzieren. Alfresco liefert die notwendigen Dateien - immer in der richtigen Version - direkt an den Bereich Reproduktion, welcher die Produkte herstellt.

FRITZ WIDMER, PROJEKTLEITER PAM (PRODUKTIONSARCHIV MVL), ERLÄUTERT DAZU:

Das Suchen nach einem bestimmten Produkt in unseren alten Dateiablagen-Archiven war oft sehr aufwändig. Aufgrund der fehlenden Referenzierung im ABACUS-Produktstamm musste ein bestimmtes Produkt mit den Angaben zu Titel, Autor und Auflage in einer Archiv-Referenzliste (Textdatei) gesucht werden. Und wenn von einem Produkt nicht klar war, in welchem Teilarchiv es stecken könnte, musste die Suche auf mehrere Referenzlisten ausgeweitet werden. Das neu geführte Metadatenfeld Datum Qualitätskontrolle erlaubt es uns in Zukunft, nach einfachen Kriterien alle Produkte zu klassifizieren. So können wir mit Regeln wie "Alle Produkte, die ab bestimmten Stichdatum die Qualitätskontrolle passiert haben" einfach definieren, welche Produkte ohne weitere Kontrolle direkt reproduziert werden können.

DANK DER VOLLTEXT-INDEXIERUNG KÖNNEN NUN ALLE PRODUKTE EINFACH GEFUNDEN WERDEN, OB ÜBER AUTOR, TITEL ODER KATEGORIE. DIE ERSTELLTE ABACUS-SCHNITTSTELLE ERMÖGLICHT ES DER SBS, AUF KNOPFDRUCK ANHAND DER METADATEN AUS ABACUS DIE NOTWENDIGEN STRUKTUREN IM PRODUKTIONSARCHIV BEREITZUSTELLEN

Das Fazit, welches Manfred Muchenberger, Projektowner PAM und Abteilungsleiter Medienverlag, nach erfolgreicher Realisierung seines Projekte ziehen kann, lautet:

Wir haben heute erstmals ein einheitliches Archiv für alle neu produzierten elektronischen Texte. Die Migration der verschiedenen bestehenden Archive hat zu einem erheblichen Mehraufwand im Projekt geführt und ist leider noch nicht für alle Archive abgeschlossen. Dies weil trotz Migrations-Framework viel Handarbeit für die korrekte Zuordnung der Dateien erforderlich ist. Trotzdem sind wir davon überzeugt, dass die Vorteile eines modernen ECM den Aufwand wert sind. Ausserdem haben wir nun mit Alfresco ein System das wir in Zukunft für weitere Aufgaben einsetzen können. Wir denken dabei an Qualitätsmanagement, unser Audioarchiv oder auch Ablagen für Projektdokumente.

Das neu geführte Metadatenfeld "Datum Qualitätskontrolle" erlaubt es uns in Zukunft, nach einfachen Kriterien alle Produkte zu klassifizieren. So können wir mit Regeln wie "Alle Produkte, die ab bestimmten Stichdatum die Qualitätskontrolle passiert haben" einfach definieren, welche Produkte ohne weitere Kontrolle direkt reproduziert werden können.