Legal

Immer den Überblick über vertragliche Informationen behalten, durch digitale Vertragslösung sowie Dokumentenlösung.

Verträge beinhalten immer komplexer werdende Inhalte: Rechnungen, Mailverkehr, Rahmenverträge, Sondervereinbarungen, Zahlungsbedingungen, Abnahmen, Lieferantenbelege – dabei muss sowohl der digitale als auch der analoge Schriftverkehr berücksichtigt werden.

Dabei spielen viele Stakeholder eine wichtige Rolle: Kunden, Lieferanten, Vertragspartner und das Unternehmen selbst mit ihren Mitarbeiter – diese sind idealerweise in mehreren Vertragsprozessen in einer Vertragsakte miteinander verknüpft und so schnell abrufbar.

Darüber hinaus spielt eine papierlose Bearbeitung eine extrem wichtige Rolle, da viele Unternehmen bereits dezentral aufgestellt sind. Die Erstellung und Bearbeiten von Verträgen kann schnell zu Fehlern führen, da die für das neue Jahr freigegebenen Vertragsvorlagen nicht verwendet worden sind und somit auf „alten Vertragsgrundlagen“ zusammengearbeitet worden.

• Beispiel: Zahlungstermine an die Lieferanten wurde versäumt, auf Skonto zu erweitern, sodass die Chance verpasst wird, durch „In Time Payment“ Kosten zu sparen – eine nachträgliche Vertragsänderung ist erst nach 5 Jahren wieder möglich, sodass das Unternehmen bares Geld verliert.

Frist- und Eskalationsverwaltung
Müssen Verträge aktualisiert werden, weil bspw. das Kontingent einer Ressource abläuft, muss schnell reagiert werden. Verfehlt das Management eine Erweiterung des Vertrages, können schnell Engpässe bspw. in der Produktion entstehen, da die Verfügbarkeit der Ressource nicht mehr gewährleistet werden kann.

Digitalisierung und Automatisierung des Vertragswesens
Zentrale Ablage: Die Ablage aller Verträge in einem zentralen digital geführten System, führt dazu, dass man auf Basis des Dokumententyps und des Kontextes das Dokument einem Prozess und weiteren automatischen Klassifikationen zuweisen kann. Dies erleichtert das Auffinden von wichtigen Dokumente erheblich. Darüber hinaus findet man Dokumente über die Volltextsuche wieder.

Prozessunterstützung: Müssen neue Verträge freigegeben oder Vertragsvorlagen als Basis für neue Verträge ausgearbeitet werden, können diese formalisiert den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Dadurch benutzen Mitarbeiter immer die richtigen Dokumentenversionen. Durch die zentralen Freigabeprozesse ist ein Mehraugenprinzip gewährleistet und revisionssicher nachweisbar.

Eskalations-und Erinnerungsfunktion: Müssen Dokumente verschickt oder Verträge angepasst werden, sind Erinnerungs- und ggf. Eskalationsfunktionen (wie bspw. Aufgaben dem Stellvertreter zuordnen) ein wichtiges Kontrollorgan, dass idealerweise automatisiert abgehandelt wird.

Die automatische Erfassung und Bearbeitung des Schriftverkehr: Hierdurch kann gewährleistet werden, dass Dokumente, welche via Mail oder analog ins Haus kommen, diese direkt den richtigen Stellen automatisch zugewiesen und prozessiert werden.

Die Integration in das bestehende ERP/Stammdaten-System: Alle wichtigen Dokumente und Verträge sollten mit den relevanten ERP-Systemen über Schnittstellen verknüpft sein und somit die Stammdaten und weitere Daten bspw. Backups synchron gehalten werden.

Weitere Informationen unter:

https://www.dataprivacy-tagung.ch/