Gesetzeskonforme (revisionssichere) Archivierung

Eine elektronische Archivierungstellt die unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung elektronischer Information sicher.

Organisationen, die sich mit dem Thema Archivierung beschäftigen, stellen früher oder später die Frage nach der Revisionssicherheit (Deutschland), bzw. der Gesetzeskonformität (Schweiz).

Folgende Anforderungen müssen erfüllt werden:

• Ordnungsmässigkeit
• Vollständigkeit
• Sicherheit des Gesamtverfahrens
• Schutz vor Veränderung und Verfälschung
• Sicherung vor Verlust
• Nutzung nur durch Berechtigte
• Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
• Dokumentation des Verfahrens
• Nachvollziehbarkeit
• Prüfbarkeit

Mit Alfresco Governance Services können Informationen so unkompliziert und kontrolliert gesteuert werden wie noch nie. Die nahtlose Integration des Records Managements in Geschäftsprozesse und die Automatisierung des gesamten Dokumentenlebenszyklus sorgen für eine verbesserte Compliance – von der Erfassung über die Archivierung bis hin zur Vernichtung.

Alfresco bietet die einzige Open-Source-Lösung für Records Management, die nach DoD 5015.02 zertifiziert ist. Sie umfasst ein hochgradig skalierbares Repository, in dem sich Content und Records aller Art verwalten lassen, einschliesslich elektronischer Dokumente, Bilder, E-Mails, Videos und Papierakten.

Einige Funktionalitäten im Überblick:

• Automatisiertes Records Management, das der Arbeitsweise der Nutzer entspricht und wenig bis gar keine manuellen Eingriffe erfordert
• Zeitersparnis für sowohl Nutzer als auch Administratoren dank effizienter Tools und Geschäftsprozesse für die Ablage, Suche, Prüfung und Auditierung von Records
• Einheitlich angewandte Richtlinien für die Information Governance mit einfach bestimmbaren Regeln, die festlegen, was als Record deklariert werden muss und wo dieser im Ablageplan archivier werden soll
• Automatisierung des gesamten Lebenszyklus von Records - mit Regeln für die Deklarierung und Aufbewahrungsrichtlinien, z.B. für den Zeitpunkt der Vernichtung, die Übertragung oder die Archivierung einer Datei
• Records Management auf dem Desktop mit Desktop-Synchronisierung für Windows und Mac
• Integration in andere Systeme über Open REST APIs
• Zentralisierte Erstellung und Pflege von Ablage- und Aufbewahrungsplänen sowie einheitliche Anwendung auf sämtliche Bestandssysteme
• Individuelle Suchansichten und Verbundsuchen auf allen Altsystemen im Rahmen von eDiscovery oder für Rückstellungsanfragen
• Management von Records in verschiedenen Systemen - über 70 Konnektoren verfügbar (u.a. für Microsoft Office 365, Microsoft SharePoint, Microsoft Exchange, Google Mail, OpenText, Documentum, IBM FileNet, SAP, Salesforce.com und Box)
• Unterstützung für Amazon Glacier – kann Speicherkosten um bis zu 70% senken, indem der Lifecycle von archiviertem Content automatisiert mit AGS-Regeln verwaltet wird
• Automatische Generierung von Prüfprotokollen, welche die Aktivitäten auf Records dokumentieren - einschliesslich der Optionen zur Archivierung von Prüfprotokollen als Record und zur Erstellung von Löschbestätigungen oder lückenloser Aufbewahrungsdokumentation
• Erweiterte Sicherheitskontrollen mit geführten und automatischen Klassifizierungsoptionen können geführt werden, um Content DSGVO-konform zu sichern
• Konfiguration von Sicherheitsstufen und Kennzeichnungen für eine zusätzliche, einfach implementierbare Sicherheitsebene, unabhängig von Zugriffskontrolllisten und Genehmigungen
• Klassifizierungs und Sicherheitskennzeichen können auch auf Ordner angewandt werden (ISO 16175-Unterstützung)

Wir unterstützen Sie bei allen Belangen der gesetzeskonformen (bzw. revisionssicheren) elektronischen Archivierung, inklusive Erstellung der erforderlichen Verfahrensdokumentation.