Neues Produktionsarchiv für die SBS

Konsolidierung verschiedener Archive sowie Einführung eines Benutzerinterfaces für Menschen mit Blindheit und Sehbehinderung.

Die SBS Schweizerische Bibliothek für Blinde, Seh- und Lesebehinderte, ursprünglich 1903 gegründet, stellt sehbehinderten Menschen Medien wie Hörbücher, E-Books und Blindenschrift zur Verfügung und ist einzigartig im deutschsprachigen Raum in ihrer Fähigkeit, eine komplette Palette von Medien für blinde Menschen anzubieten.

Um ihre Dienste effizienter zu gestalten, führte die SBS das Enterprise Content Management-System Alfresco ein. Dieses System konsolidiert verschiedene, historisch gewachsene elektronische Archive in ein einheitliches Repository, wodurch die Produktion von Medien vereinfacht und beschleunigt wird.

Durch die Einführung von Alfresco konnte die SBS ihre internen Abläufe und die Verwaltung der Produktionsdaten ihrer umfangreichen Mediensammlung signifikant verbessern und so die Basis für zukünftige Erweiterungen stärken.

Die erfolgreiche Implementierung des ECM-Systems stellt einen bedeutenden Schritt in der Modernisierung der SBS dar und erhöht die Effizienz bei der Produktion der Medien für blinde sowie seh- und lesebehinderte Menschen, was die Mission der Bibliothek weiter vorantreibt.

BACKGROUND-STORY

Seit 2009 arbeiten wir partnerschaftlich und erfolgreich mit der SBS zusammen, die als erster Alfresco-Kunde von OBJECT an Bord kam. Wir sind stolz darauf, eine Non-Profit-Organisation mit einer langen Geschichte auf ihrem Weg zur Digitalisierung unterstützt zu haben und freuen uns, diese erfolgreiche Partnerschaft fortzusetzen.

DIE PERSÖNLICHE CHEMIE STIMMTE EINFACH. OBJECT ZEIGTE GROSSE FLEXIBILITÄT UND BEREITSCHAFT, SICH AUF UNSEREN ANFORDERUNGSKATALOG EINZUSTELLEN UND DARAUF EINZUGEHEN. IHRE VORSCHLÄGE WAREN TREFFEND UND DAS PREIS-LEISTUNGS-VERHÄLTNIS WAR ÜBERZEUGEND

Die SBS, 1903 von Dr. h.c. Theodor Staub als “Schweizerische Blinden-Leihbibliothek” ins Leben gerufen, versorgt blinde sowie seh- und lesebehinderte Menschen mit einem breiten Spektrum an Medien. Als einzigartige Institution im deutschsprachigen Raum bietet die Bibliothek alles von Hörbüchern über Blindenschrift bis zu E-Books, Grossdruckbüchern, Musikalien und taktilen Spielen, die per Post an die Nutzer versendet oder per Download direkt heruntergeladen werden können.

Das Produktangebot der SBS, das im eigenen Verlag hergestellt wird, umfasste beim Projektstart im Jahr 2009 über 40’000 Titel und ist heute auf 96'000 Titel angewachsen - von Romanen und Sachbüchern über taktile Bilderbücher und Jugendkrimis bis hin zu Kartenspielen und Musiknoten. Ziel ist es, die Bibliotheksbestände so zu pflegen und zu erweitern, dass sie das breite Angebot öffentlicher Bibliotheken und Buchhandlungen widerspiegeln.

So hat die SBS seit August 2023 auch Text-Hörbücher im Angebot. Diese Kombination aus E-Book und Hörbuch macht möglich, den Text selber mitzulesen und gleichzeitig von einer menschlichen Stimme vorlesen zu lassen.

PROBLEMSTELLUNG

Über 25 Jahre hinweg sammelten sich bei der SBS vielfältige elektronische Datenarchive an. Zum Start des Projektes gab es mehr als zehn solcher Archive mit unterschiedlichen Strukturen und Referenzdateien für Blindenschriftbücher, Grossdruckbücher, Hörbücher und E-Books. Diese Produkte erfordern verschiedenste Dateien und Metadaten für ihre Reproduktion.

Oft mussten notwendige Dateien aufgrund fehlender Verknüpfungen zwischen dem Produktstamm ABACUS und den Datenarchiven mühsam manuell gesucht werden, bevor mit der Reproduktion begonnen werden konnte. Um diesen Aufwand zu minimieren, führte die SBS Mitte 2009 ein professionelles Dokumentenmanagementsystem ein, das nicht nur die Auftragsabwicklung effizienter gestaltet, sondern auch Versionsprobleme löst und verschiedene Archive in ein einheitliches System integriert.

DANK DER VOLLTEXT-INDEXIERUNG KÖNNEN NUN ALLE PRODUKTE EINFACH GEFUNDEN WERDEN, OB ÜBER AUTOR, TITEL ODER KATEGORIE. DIE ERSTELLTE ABACUS-SCHNITTSTELLE ERMÖGLICHT ES DER SBS, AUF KNOPFDRUCK ANHAND DER METADATEN AUS ABACUS DIE NOTWENDIGEN STRUKTUREN IM PRODUKTIONSARCHIV BEREITZUSTELLEN

EINHEITLICHES REPOSITORY Als lösungsansatz

Verschiedene Enterprise Content Management-Systeme wurden evaluiert, wobei sich Alfresco als besonders geeignet herausstellte, da es den Grossteil der Anforderungen out of the box erfüllt.

Die historisch gewachsenen Archive stellten eine besondere Herausforderung dar, da eine Vielzahl unterschiedlicher Ordnerstrukturen und diverse Text- und Excel-Dateien mit Metadaten die Standardisierung erschwerten. Zur Lösung dieses Problems entwickelte OBJECT ein spezielles Migrations-Framework. Eine zusätzliche Herausforderung war die Entwicklung eines Alfresco-Interfaces für JAWS (Job Access With Speech), um die Zugänglichkeit für blinde und sehbehinderte Menschen zu gewährleisten.

ALFRESCO im bewährten einsatz

OBJECT setzte Alfresco ein, um das neue Produktionsarchiv (MVL) und das Basis-Dokumentenmanagementsystem zu implementieren. Im Zuge dieses Projekts wurden folgende Elemente entwickelt:

• Eine Schnittstelle zum ABACUS-Produktstamm
• Ein webbasiertes Benutzerinterface, das auch für blinde und sehbehinderte Mitarbeiter zugänglich ist.
• Verschiedene Workflows zur Vereinfachung der Ablage neuer Produktionen und der Überarbeitung bestehender Produkte
• Ein Migrations-Framework zur Strukturierung sehr unstrukturierter Daten und Metadaten.

Das gesamte ECM-Konzept wurde neu modelliert, alle notwendigen Dokumententypen einschliesslich Transformationsskripte implementiert und ein durchdachtes Sicherheitskonzept mit Backup und Recovery eingeführt.

DIE SUCHE NACH PRODUKTEN IN UNSEREN ALTEN ARCHIVEN WAR KOMPLIZIERT, DA EINE VERKNÜPFUNG IM ABACUS-PRODUKTSTAMM FEHLTE. PRODUKTE MUSSTEN ANHAND VON TITEL, AUTOR UND AUFLAGE IN TEXTDATEIEN GESUCHT WERDEN, WAS SICH OFT AUF MEHRERE ARCHIVE ERSTRECKTE. ZUDEM ERMÖGLICHT DAS NEUE METADATENFELD "DATUM QUALITÄTSKONTROLLE" NUN, PRODUKTE EINFACH ZU KLASSIFIZIEREN UND FESTZULEGEN, WELCHE AUSGABEFORMATE OHNE WEITERE PRÜFUNG DIREKT REPRODUZIERT WERDEN KÖNNEN

Das Produktionsarchiv der SBS ist von 150'000 auf über 250'000 Dateien und einem Datenvolumen von mehr als 1 TB (Vergleich 2009: 120 GB) angewachsen. Was früher mühsam “von Hand" zusammengesucht werden musste, um ein Produkt zu erstellen, ist jetzt mit wenigen Klicks möglich: Implementierte Workflows erleichtern beispielsweise die Reproduktion von Büchern in Brailleschrift. Alfresco stellt die benötigten Dateien stets in der richtigen Version bereit, die direkt an den Reproduktionsbereich, der die Produkte herstellt, weitergeleitet werden.

2009 begann die Implementierung von Alfresco Explorer 3.4.7, welches erfolgreich auf Alfresco Share 7.1.1 migriert wurde, um auch die wachsenden Anforderungen an Dokumentenmanagement und Kollaboration besser zu unterstützen. Diese strategische Entscheidung erwies sich als zukunftsweisend, da sich das Volumen des Datenstamms massiv vergrösserte.

Eine besonders spannende Entwicklung war die Einführung neuer Produktlinien aus XML-Quellen. Die XML-Dateien, die nun als neue Importquelle dienen, bringen ihre Metadaten mit sich, was eine reibungslose und automatisierte Verarbeitung ermöglicht.

Die Importdatenströme änderten sich grundlegend, doch dank der Flexibilität und Erweiterbarkeit von Alfresco konnte die SBS sowohl alte als auch neue Systeme effizient integrieren und dank der offenen Architektur den Austausch mit dem eigenen Produktionstool durch interne Applikationsentwickler selbst vornehmen.

In Zukunft soll auch die Zusammenarbeit an Dokumenten gefördert werden, um Alfresco noch effizienter nutzen zu können.

Wichtige Takeaways

• Die On-Premises-Lösung behält weiterhin ihre Überzeugungskraft, da die Datenstruktur und -sicherheit grundsätzlich nicht für eine Cloud-Umgebung konzipiert wurden.
• Die Projekterfahrung der SBS ist in den letzten 15 Jahren massiv gewachsen, wodurch Neuentwicklungen auch einfacher in "must-have" und "nice-to-have" kategorisiert werden können. Dies vereinfacht die Planung, macht das Projektmanagement effizienter und sorgt für kürzere Entwicklungszyklen.
• Der Einsatz von markt- und branchenbewährten Systemen, wie das open-source-basierte Alfresco von Hyland Software. Dieses ist flexibel erweiterbar und bildet nicht nur eine solide Basis für den aktuellen Bedarf, sondern lässt sich auch an zukünftige Anforderungen anpassen, ohne dass eine vollständige Neuinvestition notwendig wird. Dies spart langfristig Kosten und Zeit.

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